Оптимизируем работу с контрагентами, или как заставить технологии приносить. Какой должна быть организация документооборота с внешними контрагентами Организация работы с потребителями контрагентами

• Алгоритм: как правильно работать с дебиторской задолженностью
• Как понять, что у контрагента финансовые проблемы
• Для чего может понадобиться третейское соглашение
• Какие показатели финансовой отчетности нужно проверять в первую очередь

Застройщик авансом оплатил услуги субподрядчика. Но тот сорвал сдачу объекта. На субподрядчике остался долг в размере 7 млн руб. Позже выяснилось: директор нерадивой фирмы каждые три года открывает строительную компанию, а затем закрывает ее с долгами, перерегистрируя на подставных лиц и адрес с выводом средств. Застройщик пригрозил должнику судом. В итоге стороны договорились о возврате долга ежемесячными платежами в течение года. Расскажу,используя несложный алгоритм.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Этап 1. Проверьте контрагента

Перед заключением договора соберите данные о потенциальном партнере. Воспользуйтесь сервисами проверки и официальными источниками. Проверьте четыре показателя.

Регистрационные данные компании. Дата регистрации, адрес, название, ОКВЭД, наличие лицензий. Обязательно пробейте адрес компании. В моей практике однажды выяснилось, что по указанному компанией адресу находится «Церковь адвентистов седьмого дня».

Данные о руководителе и учредителях. В каких компаниях они работают или работали раньше, каким образом ликвидировали компании, подавали ли на них судебные иски. Приведу пример. Поставщик предложил торговой сети поставку рыболовных принадлежностей перед сезоном по очень низкой цене. Поверхностная проверка выявила, что все коды ОКВЭД компании касаются производства и продажи мебели. Тогда изучили историю руководителя. Обнаружили, что он уже ликвидировал компанию с похожим названием и привлекался к уголовной ответственности за незаконное предпринимательство. Торговая сеть не стала заключать контракт. В противном случае директора сети могли привлечь за приобретение и сбыт имущества, полученного преступным путем.

Финансовое состояние компании по . Объем выручки, кредиторской и дебиторской задолженности, чистой прибыли. Если вы уже работаете с данным контрагентом на условиях отсрочки платежа, ежеквартально проводите мониторинг финансовой отчетности компании.

Состояние банка, в котором контрагент держит расчетный счет. Проанализируйте, какую оценку банку дают рейтинговые агентства, международные и национальные, а также оцените его финансовые показатели (чистую прибыль, активы и т. п.). Это поможет избежать заморозки средств, если банк лишат лицензии.

Этап 2. Тщательно готовьте договор

Вы определили, что контрагент не «однодневка». Но и реальные компании могут испытывать финансовые трудности или нарушать условия договора.

Так, я знаю строительную организацию, которая, несмотря на хорошее финансовое состояние, оплачивает поставки товара на сумму менее 1 млн руб. исключительно через суд. Советую включить в договор пункты об оплате ваших покупок только по факту поставки, в том числе частей партии, или с отсрочкой, а о продаже ваших товаров только по предоплате.

Прежде чем работать с контрагентами, проанализируйте контракт на наличие уловок, которые позволят контрагенту безнаказанно нарушать условия. Пример уловки: пункт об отказе принимать возврат испорченного хрупкого товара. Часто в договорах не прописывают обязанности заказчика, порядок, сроки и условия приемки и поставки товара, условия предъявления претензий. Из-за этого заявителю трудно доказать свою правоту в суде.

• Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы не поссориться с партнерами

Этап 3. Поручите контролировать исполнение договора конкретному сотруднику

В небольших компаниях это делают менеджеры по продажам, в крупных – специальные сотрудники, клиент-менеджеры. После поставки напомните о необходимости оплаты за три дня до даты платежа. В дальнейшем звоните каждый день, пока счет не оплатят. В случае закупки позвоните за три дня до даты отгрузки и уточните, не изменились ли сроки, нет ли препятствий для отгрузки.

Этап 4. Отправляйте претензию сразу после просрочки

Клиент вовремя не отгрузил или не оплатил товар? Отправьте на его имя претензию на следующий же день.

Установите жесткие сроки для оплаты, поставки либо для возврата товара или аванса. Выставьте дополнительные требования, если договор изначально был составлен некачественно. Заверьте у нотариуса электронную переписку с контрагентом. Это очень важное действие, которое поможет вам выиграть судебное дело. Распечатанная электронная переписка сама по себе не является доказательством в суде. Для этого есть особая процедура: нотариусы изучают переписку, фиксируют ее содержание в протоколе, а распечатку заверяют. Оформленные таким образом доказательства воспринимаются судом как допустимые.

Этап 5. Не затягивайте с судебным иском

Если вы досконально проверили контрагента, то до четвертого и пятого этапа вряд ли дойдете. Потому что с ненадежными партнерами работают без рисков: поставки по авансу, закупки с отсрочкой или с оплатой по факту. А с надежными контрагентами проблема дебиторской задолженности почти всегда решается еще на третьем этапе. Но человеческий фактор нельзя исключать. Тогда готовьте судебный иск без промедления.

• Заключение договора с контрагентами: 3 условия, позволяющие уменьшить размер дебиторки

Экспертное мнение

Илья Попов, Независимый финансовый эксперт, Москва

Несколько советов, как работать с контрагентами в условиях экономической нестабильности.

Совет 1. Проведите анализ банков, обслуживающих ваших клиентов.

Совет 2. Подпишите с клиентом соглашение о безакцептном списании денежных средств с его расчетного счета.

Совет 3. Вставьте в договор фразу: «Все споры по настоящему договору передаются на разрешение по выбору истца или в государственный суд (пример: в Арбитражный третейский суд г. Москвы)». Пункт о третейском соглашении включают в раздел «Порядок разрешения споров», в новый договор, в дополнительное соглашение к договору при просрочке или оформляют в виде отдельного соглашения. Третейский суд выносит решение по делу за 14 дней от даты подачи заявления. Кроме того, в суд можно не приезжать самостоятельно, а общаться через его личный кабинет по видеосвязи. Так удобнее работать с региональными клиентами.

Совет 4. Отгружайте товар с отсрочкой платежа только по предоставлению банковской гарантии. Если клиент не оплатит долг, вы предъявите документ банку и получите свои деньги за отгруженный товар.

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, которое является одной стороной заключаемой гражданской или правовой договоренности.

Представители с той и с другой стороны находятся в состоянии противопоставления по данному договору. Все обязанности для представителей одной стороны договора имеют противоположную характерность для другой. Согласно договору, представители сторон заключаемого документа – контрагенты.

Но данным термином можно назвать и организацию, выполняющую специализированные работы – подрядчика, которая вместе с заказчиком определяет необходимые рабочие условия и величину стоимости оказанной услуги.

Получается, что контрагентом является тот, кто представляет определенную сторону договора. Происходит данный термин от латинского слова «contrahens», что означает «договариваться, согласовывать».

Кто может стать контрагентом

В нынешнее время контрагентом могут быть представители организации или же обычные граждане, которые заключают с предприятиями разного рода договорные соглашения (торговля, финансы и т.д.). Заказчик, являясь обязательным участником коммерческих манипуляций, предстает в роли главного участника в процессе разработки плана на основе взаимоотношений и анализа рынка.

Контактировать предприятиям с контрагентами необходимо на постоянной основе, поскольку этот факт никак нельзя ликвидировать при заключении договора между сторонами. Данная связь имеет определенные принципиальные отличия и неизбежно указывается в отчетах бухгалтерии предприятия. Бухгалтер обязан на каждого контрагента выписать собственную необходимую документацию, где будет постоянно вписывать финансовые изменения, касающиеся заключенного договора.

Получается, что каждая сторона оформляет договоренность друг с другом. Любой представитель фирмы имеет возможность стать контрагентом. Ими могут быть изготовители различных товаров и услуг, поставщики, заказчики, работники фирмы и ее покупатели – все, кто вступает с организацией в товарно-деловые взаимоотношения и оформляет договор. Контракты с контрагентами обычно развиваются на равноправных условиях, исключая полное подчинение какой-либо стороне договора.

Чтобы заключить договоренность с контрагентом, организации нужно сначала предложить свои условия стороне, с которой хотелось бы вступить в сотрудничество. Вторая сторона должна принять решение о сотрудничестве или же отклонить его. Выходит, что любая сделка данного типа строится из двух этапов.

• Первый этап называется – предложение в письменном виде, где выявляется желание одной стороны сотрудничать с другой.
• Второй этап носит название – это подтверждение второй стороны о своем желании сотрудничать.

В конце, сделка признается действительной при условии, если сторона, которая предлагает сотрудничество, своевременно получила положительный ответ от стороны, которой предложили данное сотрудничество.

Принципы работы контрагента

Работа каждого контрагента основывается на определенных принципах:

1. Любое лицо, зарегистрированное в Российской Федерации, может стать контрагентом. Главной отличительной особенностью является тот факт, что данное лицо должно быть признано правоспособным и дееспособным. Это означает, что контрагент имеет права на приобретение прав и соблюдение ответственных мер, касательно заключенного договора, а также быть полноценно ответственным на протяжение действия договоренности.
2. Контрагент должен заключать договор по доброй воле без какого-либо принуждения. Вся система подобных отношений сосредотачивается на связующих «контрагент-контрагент». Только потом эти отношения переходят в систему «кредитор-заемщик», «клиент-изготовитель» и др. При заключении договора действует главное правило: все манипуляции происходят добровольно и никак иначе. Подобные отношения в юридической сфере имеют название «оферта» и «акцепт» (о которых было сказано выше).
3. Зарегистрированная договоренность. Любые договорные отношения заключаются на гражданско-правовом уровне, правда, не всегда имеют письменную формулировку. Сюда относятся плата за проезд, процесс приобретения товара или услуги в супермаркете и т.д.

Сотрудник бухгалтерии на предприятии создает рабочее дело на контрагента с момента подписания договора. Своевременно начинает действовать база данных с нужной информацией, где формируются все данные о заключенных сотрудничествах.

Обычно для этого бухгалтера пользуются программой 1С. При пользовании данной программой вся информация об участниках договоров сохраняется в определенных папках. В них обязательно заносятся название организации-партнера, дата и место ее регистрации, ИНН, вид деятельности этой организации, контактные адреса, телефоны и остальные необходимые реквизиты.

Помимо всего прочего, в отведенной графе указываются банковские реквизиты, которые принадлежат контрагентам. Они нужны для выполнения определенных платежных операций.

Расчеты с контагентом

Каждый расчет организации с контрагентом делятся на несколько типов, каждый из которых имеет свои различия. При работе с поставщиками иногда рассматриваются расчетные операции на кредитных условиях или на каких-либо других, если при этом были оговорены условия. Бухгалтер обязан зафиксировать все платежные операции, чековые документы и остальную необходимую отчетную документацию.

Если рассматривать ситуацию, где оплата за товар прошла без задержки, то обычно применяется поручение о платеже. Но когда поставщик имеет некие проблемы с поставкой товара, то используется расчетные операции по инкассо.

Когда проводятся взаимные расчеты предприятия с подрядчиками, то подрядчик приобретает фиксированный денежный заработок, оговоренный заранее. Получается, что все расчетные операции ведутся при помощи специальных бумаг, которые закрываются после того, как происходит полный расчет с контрагентом. Выплаты с сотрудниками организации проходят по определенным ведомостным документам, где отражается, кому и в каком количестве начисляется , премия или штрафные санкции.

Расчеты с контрагентами, проводимые бухгалтерами, играют огромную роль в производственной работе каждой организации. Именно поэтому они исполняются без каких-либо ошибок и в определенный временной период.

Предприниматели несколько по-другому контактируют с контрагентами и вступают с ними в отношения. Контрагентами организации являются те, кто хочет издавать определенный товар и постоянно ищет того, кто хочет купить данный товар. Покупатель и будет выступать в роли контрагента при заключенном договоре.

Обычно, денежная величина подобных сделок достаточно велика, поэтому предприниматель обязан досконально проверить своего союзника и должен удостовериться в его надежности. Если этого не сделать, то можно попасть в неприятную ситуацию, когда покупатель попросту не отплатит заказанный товар. И доказать что-либо будет крайне проблематично, поскольку официально данный товар не зарегистрирован и не известно кто является руководителем данного процесса изготовления. Этот контрагент принесет большие проблемы в совместную работу. Именно поэтому нужно всегда быть настороже при выборе будущего бизнес-партнера и всегда перепроверять имеющуюся информацию на тех, кто хочет вступить в отношения с предпринимателями.

Кто не может стать контрагентом

Но стоит сказать, что не любое физическое или юридическое лицо имеет право стать контрагентом. Для того, чтобы оказывать специализированные услуги или заниматься изготовлением определенных товаров, необходимо иметь действующую лицензию, поскольку контрагент является не только стороной заключенного договора, но и представляет собой партнера по бизнесу, работающего на взаимовыгодных условиях. Также не может быть контрагентом лицо, которое было признано недееспособным – не имеющее прав для заключения и исполнения договоренностей.

Обычный гражданин не имеет права стать контрагентом при заключении строительного договора подряда, поскольку, при неудачно выполненных работах, заказчик останется в минусе. Именно поэтому для собственной защиты лучше всего заключать подобные договора с квалифицированными организациями, которым, в случае чего, можно будет предъявить претензии.

В процессе правильного определения партнера-контрагента есть большая возможность избежать множества тревожных моментов и постоянно находиться в состоянии уверенности и эффективности собственного детища.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Рассмотрение организационной структуры, должностных инструкций и режима работы магазина "Эксперт". Изучение маркетинговой деятельности фирмы: сегментация покупателей, поиск поставщиков товаров, процедура ценообразования, оценка конкурентоспособности.

отчет по практике , добавлен 05.02.2010


В работе поднимается тема эффективности хозяйственных связей, которая выражается в закупках товаров у изготовителей по более низким ценам за счет сокращения числа посредников, участвующих в торговом обороте. Изучение и поиск поставщиков товаров.

курсовая работа , добавлен 18.01.2009


Характеристика рейтингового и затратно-коэффициентного методов оценки работы поставщиков. Анализ эффективности хозяйственных связей ОАО "Магнит". Разработка мероприятий по улучшению организации мониторинга показателей работы поставщиков на предприятии.

курсовая работа , добавлен 13.02.2012


Модели поведения покупателей. Факторы, влияющие на поведение деловых покупателей. Анализ поведения деловых покупателей предприятия ОАО "Моготекс". Анализ покупателей тканей, швейных изделий. Направления по совершенствованию работы с деловыми покупателями.

курсовая работа , добавлен 08.04.2015


Процесс выбора поставщиков. Преимущества и недостатки основных типов отношений с поставщиками. Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок и поставщикам. Анализ потенциальных поставщиков по критериям. Основные правила работы с поставщиками.

реферат , добавлен 28.05.2014


Сущность, цель и значение закупочной работы. Организация закупок и выбор поставщиков. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия ИП Меркулова. Оценка коммерческой работы по оптовым закупкам товаров на предприятии, управление товарными запасами.

курсовая работа , добавлен 22.10.2014


Раскрытие экономической сущности логистики как системы управления каналами товародвижения. Изучение системы логистического исследования закупочной и бизнес-логистики. Критерии анализа товарного рынка и поиск поставщиков. Функции логистики складирования.

реферат , добавлен 29.12.2014


Элементы комплекса маркетинга обувного магазина. Основной принцип работы с поставщиками. Аудит текущей ситуации. Матрица Бостонской консалтинговой группы. Расчет наценки на продукцию. Сегментирование рынка и выбор целевого сегмента. Изучение рынков сбыта.

курсовая работа , добавлен 26.11.2014

С приходом нового интерфейса в «Управлении торговлей 1С» v. 8.2 ред. 11 появилось не только много возможностей, но и много вопросов. Один из них звучит так: «Партнер или контрагент - в чем разница и как ими пользоваться?».

В этой статье мы постараемся описать основные отличия и задачи, а также ответим на следующие вопросы:

• Как можно создать партнера? Его основные отличия и задачи
• Как можно создать контрагента? Его основные задачи
• В каких справочниках и отчетах используется информация о партнерах и контрагентах?

Итак, начнем…

В программе управленческая и регламентированная информация разделяется по участникам бизнес-взаимодействий. Информация, которая фиксируются в справочнике «Партнеры», имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Записи о контрагентах - это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков и т. д., информация о которых нужна для того, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами.

Справочник «Партнеры» и способы внесения информации в этот справочник

Справочник «Партнеры» объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием. Ими могут быть клиенты, поставщики, конкуренты, холдинги в целом и входящие в них дочерние компании, филиалы, торговые точки, подразделения сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам.

Справочник может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Такое объединение удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами.

Способ № 1 - через основной справочник

Для этого выбираем:

Меню – Нормативно-справочная информация – Партнеры

Ввод информации о новом партнере производится посредством помощника ввода нового партнера (кнопка «Создать») или с помощью копирования уже существующего партнера, через кнопку «Создать новый элемент копированием»:

В «Помощнике ввода» указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах и отслеживается появление дублей партнеров в информационной базе.

После внесения данных программа автоматически записывает информацию не только в справочник «Партнеры», но и в дополнительные справочники: «Контрагенты», «Контактные лица». Для этого необходимо установить галочки в соответствующих полях и заполнить необходимую информацию, затем нажать кнопку «Далее»:

Попадаем в следующее окно, где для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и торговым предприятием, то есть кем он является - поставщиком, клиентом, конкурентом... С точки зрения торгового предприятия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом:

В этом же окне можно указать фактический и юридический адрес, группу доступа этого партнера:

А также головное предприятие, сегмент и канал первичного интереса, выбрав его из открывающегося справочника. Затем нажать кнопку «Далее».

На следующей вкладке заполняем банковские реквизиты - для этого ставим галочку в левом верхнем углу и в открывшихся полях вносим данные. Для продолжения нажимаем «Далее»:

После этого откроется форма для проверки заполненных данных по партнеру. Если информация внесена корректно, после проверки нажимаем кнопку «Создать»:

В открывшейся форме нажимаем «Записать и закрыть»:

В появившемся списке отобразился вновь созданный партнер:

Способ № 2 - через основной справочник продажи

Выбираем:

Продажи – Клиенты – Создать

Способ №3 - через документы продажи

Выбираем:

Открывается документ продажи, выбираем справочник «Клиент»:

В открывшемся справочнике нажимаем кнопку «Создать» и заполняем форму партнера как в способе № 1:

Способ №4 - через основной справочник «Запасы и закупки»

Выбираем:

Запасы и закупки – Поставщики – Создать

Способ №5 - через документы по закупке

В открывшемся справочнике выбираем «Создать», далее заполняем форму как при способе № 1.

Правила работы с поставщиком определяются в соглашении с поставщиком:

Правила продажи товаров и оказания услуг клиентам торгового предприятия определяются в соглашении с клиентом. При этом в предприятии могут быть определены типовые правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Типовое соглашение определяется для сегмента партнеров:

Один и тот же клиент может работать по различным соглашениям, в которых определены различные условия по продаже каждой группы (сегмента) номенклатуры. Предусмотрена также возможность определения правил продаж для конкретного клиента (индивидуальное соглашение):

Порядок использования соглашений для клиентов определяется в настройках программы:

Администрирование – Продажи

В том случае, если работа с клиентами ведется по одним и тем же правилам, устанавливается вариант использования «Не использовать»:

Общие правила для всех клиентов определяются в стандартном типовом соглашении:

Маркетинг – Настройки и справочники – Типовые правила продаж

Если на предприятии ведется комиссионная торговля, то отдельно определяются типовые правила продаж (комиссия). Все клиенты в этом случае работают в соответствии с типовыми правилами продаж. Изменять правила могут только те пользователи, у которых установлено право отклонения от условий продаж.

Для каждого партнера можно определить те условия, в соответствии с которыми он будет обслуживаться торговыми представителями. Информация об условиях обслуживания вводится в отдельном списке, который открывается из карточки партнера при выборе команды «Обслуживание торговыми представителями» в панели навигации формы.

Справочник «Контрагенты»

В справочнике «Контрагенты» хранится информация о тех юридических (физических) лицах партнеров торгового предприятия (поставщиков, клиентов) с которыми зарегистрированы регламентированные (финансовые) отношения со стороны торгового предприятия.

Информация о контрагенте (юридическом или физическом лице партнера) может быть зарегистрирована следующим образом.

Способ № 1

Если партнер имеет одно юридическое (физическое) лицо, то информация о контрагенте может быть введена в момент ввода нового партнера с использованием помощника ввода нового партнера. Новый контрагент будет создан автоматически после указания идентификационных данных партнера:

Способ № 2

Если партнер имеет несколько юридических (физических) лиц, то информация о контрагентах регистрируется после записи партнера (команда «Контрагенты» в панели навигации формы партнера):

Способ № 3

Через «Документы продажи» выбираем:

Продажи – Документы продажи – Создать

Открывается документ продажи, открываем справочник «Контрагент»:

Способ № 4

Через основной справочник «Запасы и закупки»:

Поставщики – Создать партнера

Ставим галочки, как в способе № 1.

Способ № 5

Через документы по закупке:

Запасы и закупки – Заказы поставщикам – Создать

Способ № 6

Через финансовые документы:

Финансы – Заявки на расходование ДС – Создать

Выбираем справочник «Контрагент», в открывшейся форме создаем нового контрагента:

Если партнер представляет холдинг, все предприятия которого работают от имени одного юридического лица, то информация об этом юридическом лице должна быть зарегистрирована для головного предприятия, а все остальные предприятия будут использовать эти данные.

Во всех документах программы, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов:

Предусмотрена возможность ведения взаиморасчетов в рамках договоров, которые заключаются между собственной организацией и контрагентом (организацией партнера).

В том случае, если отгрузка производится от имени одного юридического лица (контрагента), а оплата производится другим юридическим лицом, для взаимозачета задолженности используется документ «Взаимозачет задолженности».

Важно: ведение раздельных списков партнеров и контрагентов регулируется функциональной опцией «Независимо вести партнеров и контрагентов».

Администрирование – Маркетинг и CRM

Если предприятие не работает с партнерами, которые представляют холдинги (то есть все деловые партнеры работают от имени одного юридического лица), эту опцию можно отключить. При этом в документах нужно будет заполнять информацию только в одном поле (поставщик, покупатель, контрагент и т. д.).

Из формы контрагента можно получить информацию о взаиморасчетах с контрагентом, оформить и посмотреть список заключенных с ним договоров, список банковских счетов контрагента:

По итогам этой статьи видно, что новый справочник «Партнеры» имеет более гибкую аналитику и чаще используется в управленческом учете в данной конфигурации для обобщения информации по группам клиентов. Он является основным, в отличие от справочника «Контрагенты», который несет в основном информацию о движении взаиморасчетов между юридическими лицами, оставляя без внимания группировку юрлиц для нужд управленческого учета.

Чтобы повысить ликвидность компании, снизить потери из-за пренебрежительного отношения сотрудников к работе, сократить сроки закрытия отчетных периодов, стоит наглядно показать, как ухудшает состояние компании недостаточное внимание к финансовой стороне работы с контрагентами.

Оксана Михайлова, директор управления бюджетирования департамента экономики ООО «Росгосстрах»

Работа с контрагентами зачастую связана с проблемой несвоевременного выполнения обязательств, что напрямую сказывается на финансовых показателях компании: завышается дебиторская задолженность, возникают дополнительные расходы, связанные с необходимостью привлекать заемные средства, в целом снижается ликвидность. Несвоевременное представление документов оборачивается дополнительными налоговыми издержками. К тому же срываются сроки закрытия отчетных периодов и формирования отчетности. Кто должен отвечать за все это?

• Чтобы разработать идеальную систему мотивации для финансовой службы, стоит для начала ответить на несколько вопросов

Необходимость перемен в работе с контрагентами

Финансовое подразделение обычно напрямую с контрагентами не контактирует, а делают это так называемые кураторы по договорам, которые распределены по различным подразделениям: ИТ, административный отдел, отдел маркетинга, PR, коммерческая служба, служба безопасности и т.п. Именно они, как правило, отслеживают всю работу с контрагентами: от заключения договора, до выполнения обязательств по нему. На них ложится и финансовая составляющая сделки: получение счетов, закрывающих документов, оплат. Зачастую бухгалтерия лишь время от времени напоминает сотрудникам нефинансовых подразделений о непогашенной дебиторской задолженности и непредставленной документации (актах, счетах-фактурах, накладных). А они, в свою очередь, пытаются уйти от ответственности, воспринимая данные функции как некий «довесок» к основной деятельности. К тому же обязанности эти не всегда прописаны в должностной инструкции, слабо контролируются профильными руководителями и в результате не воспринимаются серьезно.

Все это незамедлительно отражается на бизнес-результате. Ситуацию надо менять, последовательно и комплексно. Один из вариантов решения - разработка системы мотивации. Здесь возникают трудности. Если работу сотрудников продающих подразделений объективно оценить довольно просто - ее итоги характеризуются исчисляемыми показателями (например, выручкой) - и вознаграждение в большинстве случаев зависит от финансовых результатов, то с оценкой деятельности других подразделений все гораздо сложнее.

Решение проблемы затрудняется тем, что административный ресурс финансового директора далеко не всегда позволяет самостоятельно выстраивать бизнес-процессы, в том числе в других подразделениях, и влиять на «чужих» сотрудников. Чтобы добиться результата и решить проблемы, надо предпринять ряд последовательных шагов.

Задачи финансового директора по изменению работы с контрагентами

Разделение ответственности

Первая задача финансового директора - донести до всех руководителей мысль о том, что состояние баланса компании, в том числе дебиторской задолженности, - это результат деятельности всех подразделений, а не итог загадочных бухгалтерских манипуляций. Это одна из сложнейших задач, потому как многие руководители нефинансовых подразделений, как только слышат слова «баланс», «актив», «ликвидность», начинают зевать, уверенные, что их деятельность к этим понятиям не имеет отношения. Можно, конечно, на общем собрании руководства детально разобрать отчетность и попытаться ее совместно проанализировать. Однако лучше использовать более наглядный материал с максимально простым изложением информации (таблицы, диаграммы), с ограниченным объемом данных. Соберите и представьте в нем следующие показатели:

• общую сумму дебиторки. Ее желательно разделить на задолженность по выплаченным авансам и клиентскую, указать долю просрочки (суммарно и в процентах) в разбивке по срокам просрочки;
• сумму списанной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• сумму, которую в результате компания потеряла или недополучила из-за того, что деньги вовремя не поступили (подсчитайте, сколько свободных средств не разместили в банке; на какую сумму пришлось брать кредит, чтобы не допустить кассового разрыва, сколько выплатить по нему процентов и комиссий; сколько пришлось переплатить налогов из-за отсутствия первичных документов).

Разделите данные по профильным подразделениям (в денежном и процентном выражении), выделив «лидеров» в каждой из «номинаций». Например, в большинстве компаний затраты на подбор персонала в общей структуре расходов невелики. Следовательно, дебиторская задолженность по этим услугам, которые оплачены авансами, в общем объеме задолженности будет ничтожно мала. От такой статистики руководитель службы персонала, на первый взгляд, выигрывает. Но покажите, что 80 процентов приходится на просрочку. То есть за теми немногочисленными договорами с кадровыми агентствами, которые курируют сотрудники отдела персонала, никто не следит.

Вся эта занимательная математика очень проста, интересна и показательна. Ничто так не действует на директора компании и руководителей подразделений, как персонализация полученной статистики. Страна должна знать своих героев, и обновлять эти полезные знания стоит регулярно, желательно с динамикой. Тут как-то само собой возникает понятие о разделении ответственности и начинает прогрессировать «околофинансовое» сознание руководства.

Разработка регламента и системы мотивации сотрудников при работе с контрагентами

Как только вся статистика предоставлена, «кто виноват», определено, надо решать, «что делать». Хорошо, если профильные подразделения, проникшись всей остротой проб-лемы, начнут наводить у себя порядок самостоятельно. Но запала, скорее всего, хватит лишь на короткое время, или с появлением иных задач приоритеты поменя-ются.

Поэтому финансовому директору предстоит отладить процесс контроля в компании таким образом, чтобы все ответственные сотрудники осознали: взаимодействие с финансовой службой - неотъемлемая часть их обязанностей. Он должен выступить мето-дологом формирования бизнес-процессов и построения процедур взаимодействия с финансовой службой. Профильные подразделения также должны участвовать в разработке регламентов или как минимум согласовать их до начала исполнения. Для этого совместно с их руководителями финансовому директору нужно разработать изменения в должностных инструкциях и регламенты, прописать в них контрольные процедуры и систему мотивации. Регламенты должны быть четкими, понятными и реальными к исполнению. Важно выделить орган, конт-ролирующий исполнение процедур, и наделить его необходимыми полномочиями. Как правило, если в процедурах задействованы сотрудники различных подразделений, то регламенты закрепляются в приказах генерального директора.

Оценка работы с контрагентами

Далее необходимо сформировать набор ключевых показателей эффективности (KPI) и интегрировать их в принятую в компании систему мотивации. Это очень важная и интересная задача, которая открывает большой простор для улучшения многих финансовых показателей.

• Разработка KPI для принятия ключевых решений и мотивации персонала. Видео

Главное - точно выбрать направления деятельности, которые наиболее нуждаются в улучшении. Показатели могут быть как относительные, так и абсолютные, как денежные, так и натуральные. Например, качество работы с контрагентами отражают количественные характеристики следующих показателей:

• просроченная дебиторская задолженность (можно указать в денежном выражении, но лучше использовать процент по отношению к текущей задолженности, поскольку суммы контрактов у исполнителей различаются);
• несвоевременно представленные закрывающие документы (количество и/или общая сумма по ним, доля в общей массе документов отчетного периода);
• платежи (или услуги/работы/поставки), которые компания получила несвое-временно (сумма и сроки задержки);
• некорректно оформленные закрывающие документы (количество и/или сумма подтверждаемых ими операций). Сотрудник, получая такие документы, должен их проверить, а не выполнять лишь курьерские функции. Большинство ошибок можно будет исправить до поступ-ления бумаг в бухгалтерию.

Если в оценке будет несколько показателей, то каждому из них нужно придать вес значимости (см. табл.). Например, организация заинтересована иметь все оригиналы договоров в срок, но эта задача менее важна, чем своевременное получение денежных средств за оказанные услуги, следовательно, вес итоговых оценок по этим направлениям должен быть разный.

• Увеличение прибыли компании возможно при правильной мотивации персонала

Важно, чтобы сроки, используемые в расчетах, были реальными и достижимыми для сотрудников. Например, от подрядчика, который осуществляет ремонт, полный комплект закрывающих документов можно получить в течение трех рабочих дней после выполнения работ. Иначе эту компанию с легкостью можно заменить на любую другую, более дисциплинированную. И если акты от нее поступили лишь через две недели после выполнения работ - это явный показатель того, что сотрудник не сильно усердствовал. Совершенно другое дело - работа с монополистами, например, энергетическими компаниями, получение любых первичных документов от которых в течение двух недель можно расценить как большое достижение. Поэтому очень важно совместно с профильными подразделениями определить такие сроки, которые будут и выполнимы для сотрудников, и приемлемы для работы финансового подразделения.

После того как основные вопросы будут решены, необходимо подключить сотрудников кадровой службы. Они помогут определить или скорректировать методологию, выбрать подачу и оформление материала оценки, интегрировать нововведения в существующую в компании систему мотивации. Ведь мотивация - это их хлеб, и если вам удастся убедить коллег из отдела персонала, что вы совместно решаете важную для компании задачу, они будут очень конструктивны и открыты.

Оценка работы с контрагентами сотрудника нефинансового подразделения

Показатель	Шкала оценок	Показа- тели сотруд- ника за отчет- ный период	Баллы по шкале оценок	Вес показа- теля
Доля просроченной дебиторской задолженности по сопровождаемым договорам	0% - 10 баллов, до 3% - 7 баллов, 3-5% - 5 баллов, более 5% - 0 баллов	4%	5	0,5
Сумма поставок товаров (работ, услуг), по которым не представлены закрывающие документы	0 руб. - 10 баллов, до 100 тыс. руб. - 7 баллов, 100 тыс. - 500 тыс. руб. - 5 баллов, более 500 тыс. руб. - 0 баллов	50 тыс. руб.	7	0,4
Оригиналы договоров, просроченные к возврату в организацию	0 шт. - 10 баллов, до 10 шт. - 5 баллов, более 10 шт. - 0 баллов	0 шт.	10	0,1
Средний балл с учетом весов	6,3